当社の個人情報に関するお取扱いについて

当社は、個人情報保護の重要性を考慮し、また、損害保険業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）その他の法令、金融分野における個人情報保護に関するガイドライン等を遵守して、次のとおり個人情報並びに個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」といいます。）を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。

当社は、個人情報の取扱いが業務上適正に行われるよう、当社の従業員への指導及び教育を徹底し、適正な取扱いに取り組んでいきます。また、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱い及び安全管理に関する適切な措置については、適宜見直しを行い、改善に努めます。

1. 個人情報の取得・利用
   • (1) 当社は、業務上必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得・利用します。
   • (2) 特定個人情報等は、下記７の「個人番号及び特定個人情報の取扱い」をご覧ください。
2. 個人情報の利用目的
   • (1) 当社は、次の保険会社から保険業務の委託を受けた代理店であり、取得した個人情報を当該保険会社の商品、サービスのご提供のために必要な範囲で利用します。その他の目的に利用することはありません。
     この利用目的を変更する場合は、その内容を、ご本人に対し原則として書面（電磁的記録を含む。以下同じ。）等により通知し又はホームページ等により公表します。
     保険会社の利用目的は、各社のホームページに記載してあります。
     • ○あいおいニッセイ同和損害保険株式会（https://www.aioinissaydowa.co.jp/)
     • ○三井住友海上火災保険株式会社（https://www.ms-ins.com)
     • ○東京海上日動火災保険株式会社（https://www.tokiomarine-nichido.co.jp/)
     • ○日新火災海上保険株式会社（https://www.nisshinfire.co.jp/)
     • ○損害保険ジャパン株式会社（https://www.sompo-japan.co.jp/)
   • (2) 特定個人情報等は、下記７の「個人番号及び特定個人情報の取扱い」をご覧ください。
3. 個人データの安全管理措置
   • (1) 当社は、取扱う個人データ（下記７の「個人番号及び特定個人情報」を含む。）の漏えい、滅失又は毀損の防止その他個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程等の整備、実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性及び最新性を確保するために適切な措置を講じます。
   • (2) 当社は、個人データの安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問は、下記９のお問い合わせ窓口までお寄せください。
     • ア 基本方針の整備
       • 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。
     • イ 個人データの安全管理にかかる取扱規程の整備
       • 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取得方法、責任者・担当者及びその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。
     • ウ 組織的安全管理措置
       • ・個人データの管理責任者等の設置
       • ・就業規則等における安全管理措置の整備
       • ・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
       • ・個人データを取扱状況を確認できる手段の整備
       • ・個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
       • ・漏えい等事案に対応する体制の整備
     • エ 人的安全管理措置
       • ・従業員との個人データの非開示契約等の締結
       • ・従業員の役割・責任等明確化
       • ・従業員への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
       • ・従業員による個人データ管理手続きの遵守状況の確認
     • オ 物理的安全管理措置
       • ・個人データの取扱区域等の管理
       • ・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
       • ・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
       • ・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
     • カ 技術的安全管理措置
       • ・個人データの利用者の識別及び認証
       • ・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
       • ・個人データへのアクセス権限の管理
       • ・個人データの漏えい・毀損等防止策
       • ・個人データへのアクセスの記録及び分析
       • ・個人データを取扱う情報システムの稼働状況の記録及び分析
       • ・個人データを取扱う情報システムの監視及び監査
     • キ 委託先の監督
       • 個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直します。
     • ク 外的環境に把握
       • 個人データを取扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。
4. 個人データの第三者への提供及び第三者からの取得
   • (1) 当社は、個人データを第三者に提供するに当たり、次の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に提供しません。
     • ア 法令に基づく場合
     • イ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
     • ウ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
     • エ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
     • オ 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者個人該当データを学術研究目的で取扱う必要があるとき（当該個人データを取扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）
   • (2) 当社は、法令で定める場合を除き、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき、提供、取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。
   • (3) 特定個人情報等は、７の「個人番号及び特定個人情報等の取扱い」をご覧ください。
5. 個人関連情報の第三者への提供
   • (1) 当社は、法令で定める場合を除き、第三者が個人関連情報を個人データとして取得することが想定できる場合には、当該第三者において当該個人関連情報の本人から、当該情報を取得することを認める旨の同意が得られていることを確認することをしないで当該情報を提供しません。
   • (2) 当社は、法令で定める場合を除き、前項の確認に基づき個人関連情報を第三者に提供した場合は、当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人関連情報を提供したか、どのように第三者が本人の同意を得たか等）について確認・記録します。
6. センシティブ情報の取扱い
   • 当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科、前歴、犯罪被害情報などを言います）、労働組合への加盟、門地及び本籍地、保健医療及び性生活に関する個人情報（以下「センシティブ情報」といいます。）を、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用又は第三者への提供を行いません。
     • (1) 法令等に基づく場合
     • (2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
     • (3) 公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進のために特に必要がある場合
     • (4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
     • (5) 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治、宗教等の団体及び労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者へ提供する場合
     • (6) 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者へ提供する場合
     • (7) 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、ご本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者へ提供する場合
7. 個人番号及び特定個人情報の取扱い
   • 当社は、個人番号及び特定個人情報について、法令で限定的に明記された目的以外のための取得・利用しません。番号法で限定的に明示された場合を除き、個人番号及び特定個人情報を第三者に提供しません。
8. 個人情報保護法に基づき保有個人データの開示、訂正、利用停止など
   • 個人情報保護法に基づく保有個人データ（上記７．の個人番号及び特定個人情報を含みます。）に関する開示（確認・記録の開示を含む。）、訂正又は利用停止などに関するご請求については、データの保有者である保険会社に対してお取次ぎいたします。
9. 当社に対するご照会・お問合せ
   • (1) 当社に対する個人情報及び特定個人情報等に関するお問合せは、次の窓口までお問い合わせください。
     • 愛知県警察職員生活協同組合グループ 有限会社 アイケイ
       代表取締役 廣瀬 圭祐
       名古屋市北区黒川本通2丁目3番地
       電話 (052) 916-3481
       フリーダイアル 0120-063-481
     • 出張事務所（愛知県警察職員生活協同組合内）
       名古屋市中区三の丸二丁目1番1号
       電話 (052) 951-3095
     • 受付時間 月曜日から金曜日（祝日を除く。）
       午前8時45分から午後5時00分まで
   • (2) 保険事故に関するご照会については、(1)のお問合せ窓口のほか、保険証券に記載の事故相談窓口にお問い合わせください。

• 平成29年 5月30日制定
• 令和 4年 4月 1日改正